Canal de Denuncias: Omega Telematics Solutions SL
Marco Normativo
Introducción
El presente reglamento establece las normas y procedimientos para el funcionamiento del canal de denuncias de [Nombre de la Empresa], en cumplimiento de la Ley Orgánica 5/2010 y 1/2015 de modificación del Código Penal, así como la Directiva UE 2019/1937. Este canal está destinado a facilitar la presentación de denuncias sobre actividades ilícitas o infracciones dentro de la empresa y se ajusta a las normativas de protección de datos.
Este reglamento tiene por finalidad establecer los principios, derechos y garantías que rigen el canal de denuncias, asegurando un entorno seguro y confidencial para reportar irregularidades.
Ámbito de aplicación
El canal de denuncias abarca temas como posibles infracciones penales, civiles, mercantiles, administrativas o tributarias cometidas por cualquier miembro de la empresa o del grupo de empresas. Las medidas de protección del denunciante se aplicarán también a facilitadores, terceros relacionados y posibles afectados por represalias.
También se aceptarán denuncias sobre infracciones del código de conducta interno, Riesgos para la seguridad, salud o medio ambiente y uso indebido de recursos tecnológicos o datos personales
Órgano competente
El órgano responsable de la gestión del canal de denuncias será el Área de Recursos Humanos, en coordinación con la Gerencia General de OMEGA TELEMATICS SOLUTIONS S.L., o la persona o equipo que ésta designe.
Este órgano tendrá a su cargo las siguientes funciones:
- Recepción, análisis y tramitación de las denuncias recibidas.
- Evaluación de la admisión a trámite de cada denuncia.
- Designación de responsables de investigación, internos o externos, en caso de ser necesario.
- Garantizar la confidencialidad, la protección del denunciante y la independencia en el tratamiento de los casos.
- Comunicación con el denunciante y el denunciado, respetando los plazos y derechos establecidos en el presente reglamento.
- Propuesta de medidas correctivas o disciplinarias si corresponde.
- Elaboración de informes de seguimiento y mejora, respetando la normativa vigente de protección de datos y de gestión documental.
En caso de que existan posibles conflictos de interés, el tratamiento de la denuncia podrá ser delegado a un tercero independiente o externo especializado en cumplimiento normativo, a fin de garantizar la objetividad del proceso.
Medios de comunicación de la denuncia
Las denuncias pueden presentarse digitalmente a través de una dirección de correo electrónico o un enlace web.
Requisitos de la denuncia
Las denuncias deben contener la información competente a la denuncia de forma clara y completa. También se deben poner a disposición de La Empresa las pruebas disponibles para corroborar el caso y la individualización de los responsables del hecho denunciado. La identificación del denunciante es opcional.
Derechos y deberes del denunciante y denunciado
Derechos del denunciante:
- Derecho a estar informado sobre la existencia del canal.
- Derecho a la confidencialidad.
- Derecho al anonimato del denunciante.
- Derecho a la protección de datos personales.
- Derecho a la no represalia.
- Derecho a ser informado de la resolución o archivo de la denuncia.
Deberes del denunciante:
- Actuar de buena fe.
- Aportar datos y documentos relacionados con los hechos denunciados.
- Deber de confidencialidad.
Derechos del denunciado
El denunciado tiene derecho a ser informado sobre la investigación, acceder a datos registrados (excepto la identidad del denunciante), rectificar datos personales incorrectos y ser informado de la resolución de la denuncia.
Gestión del canal de denuncias
Recepción y tratamiento de denuncias
Las denuncias podrán presentarse a través del formulario web o del correo electrónico habilitado. Una vez recibida, el órgano competente:
- Registrará la denuncia en un sistema seguro y confidencial.
- Confirmará la recepción en un plazo máximo de 7 días, si es posible.
- Evaluará su admisión, verificando que sea válida y esté dentro del ámbito del canal.
- Asignará un responsable de investigación, interno o externo.
- Garantizará la confidencialidad y protección del denunciante y demás involucrados.
- Adoptará las medidas necesarias para evitar represalias y asegurar un proceso justo.
Instrucción del expediente
Se establece un plazo máximo para la instrucción, con trámite de audiencia al denunciado y confidencialidad para terceros testigos.
Resolución del expediente
El acuerdo motivado se notificará al denunciante y al denunciado en un plazo de 30 días hábiles, incluyendo identificación del expediente, análisis de información, valoración de alegaciones y medidas a adoptar.
Revisión y actualización del canal de denuncias
El canal será revisado periódicamente según el artículo 31 bis del Código Penal, especificando quién realizará la evaluación si es un servicio externo.
Medidas de mejora
El órgano de cumplimiento analizará denuncias para mejorar medidas y controles, respetando normativas de protección de datos y Directiva Whistleblowing.
Conservación de la información
El órgano competente mantendrá un registro de denuncias cumpliendo con la normativa de protección de datos.
Compromiso ético de la empresa
OMEGA TELEMATICS SOLUTIONS SL se compromete a fomentar una cultura de integridad, transparencia y cumplimiento normativo. El canal de denuncias es una herramienta para reforzar estos valores y proteger tanto a la empresa como a sus trabajadores y colaboradores.